【Excel不要】在庫管理を制する者は仕事も制す！おさえておきたいテクニック３選

こんにちは！

たくさんブログがある中

「わんおぺ・わーまま・わらいふる」にお越しいただきありがとうございます。

運営者の織華(オリカ)と申します。

＊この記事を読んでわかること
・在庫管理を制するものは時短を制す理由～私の体験談から～
・在庫切れを防ぐために、私が行っている３つのテクニック
・テクニック使用における注意点と対策

この記事を書いている私は、
４歳と２歳の２児ママで、フルタイムの事務職(勤続10年以上)ですが、
仕事のやり方を見直し、毎日ノー残業で帰っています。
また、土日関係なくワンオペ家事(育児)をしています。

こういった私が

ノー残業で帰るなら、ここも固めておく必要のある

「在庫管理」について紹介していきます。

ここでの「在庫管理」とはペンなどの事務用品、

つまり仕事で使うための道具のことを指します。

いわゆる「商品」ではありません。

また、「２Ｓ」を徹底してから

在庫管理を見直す方が効果が得られるので、

ぜひこちらの記事をご覧ください♪

在庫管理を制するものは時短を制す理由～私の体験談から～

どうして在庫の把握が時短を制するの？

こちらの記事で「不要品はいらない」と書いたばかりですが、

同じ“物”に関することでも備品の在庫管理はすごく大事です。

なぜなら、私は備品の在庫が切れていたことによって、

めちゃくちゃ無駄な時間を過ごしたことがあるからです。

私の体験談 〜無駄な時間と仕事の発生〜

数日前に新しく配属された事務所で

B5サイズの紙を使って印刷をしていたのですが、

すぐ用紙が切れてしまいました。

すると衝撃の返事が…

「ここはA4しか在庫ないねん。本社からもらってこなあかん。」

…え？

私のいる事務所から本社まで車で５分程度のところですが、

往復すると10分ほど掛かってしまいます。

印刷自体も数枚印刷した程度で大量に印刷はしていません。

在庫ギリギリの状態だったのに

そのまま放っていた結果、いらない仕事が増えてしまったわけです。

(ちなみに毎日本社へ出社⇒そこから事務所へ…という流れなので、

再度本社に行くのは本当に無駄な仕事です。。。)

まだ往復10分で済んだから良かったですが、

これがもし買い出しに行かないといけなかったり、

もしくは通販で商品到着まで数日かかるようだったら…

その間仕事ができないですよね。

この経験から、備品の在庫チェックは欠かさないようにしています。

在庫切れを防ぐために、私が行っている３つのテクニック

「在庫僅少カード」を作る

こちらは私が整理収納アドバイザーの先輩から教えていただいたテクニックです。

「在庫僅少カード」とは、

『在庫が少なくなってきたら注文する(担当者に依頼する)ように』

と書いたふせんやカードのことです。

先輩はExcelで作成→印刷→ラミネート加工したカードを作っています。
私はめんどくさがりなので、手書きのふせんですが…笑

例えばコピー用紙やティッシュなど最後の１個に

このカードを貼り付けておきます。

余程のことがない限りは(笑)在庫切れは防げます。

文言は、下記のような感じで↓

こちらを使用する時、○○(名前)までお知らせ下さい。(自分が担当者の場合)

こちらを使用する時、発注を依頼して下さい。

いくら自分自身が注意してても、

自分ひとりで備品を使う・管理するわけではないですよね。

ひとりだけの事務所でない限り、他の方の協力が必要になってきます。

在庫の少ない備品をふせんに書いて、よく目に付くところに貼っておく

こちらは私が改めて紹介するまでもない王道中の王道のテクニックですが、

在庫の少ない備品の名前をふせんに書いて、

目に付くところに貼って注文や購入を忘れないようにすることです。

ネットであれば都度注文した方が忘れないのですが、

アス〇ルや楽〇など送料無料になる金額まで粘ったりもします(笑)

ホワイトボードなどみんなが見るところに書いて

周知徹底させる方法もありますが、

「すぐに書けない」・「あまり目に入らない」場合が多いと思うので

あまりオススメはしません。

在庫数や置場を事務所内で共有する

私の会社は部署異動が盛んなのですが、

ある事務所で、在籍年数が入社１年目の新入社員が

そこの事務所に勤務している年数が１番長いという状態が産まれました。

１年生がその事務所では１番の古株で

他の社員は他事務所から異動してきたので、

その事務所のことは何も知らないのです。

たった１年では、

• この事務所にはどこに何が置いてある
• この事務所ではこの時期になると○○がよく出る

など把握しきれてないですよね。

以前にその事務所にいた人に「○○はどこにある？」など電話で聞いたり、

在庫が無いと思って買ったら、別の場所にいっぱいあった…など

時間もお金も無駄にしてしまうので、

事務所内で在庫数や置場を管理することはとっても大事なことです。

テクニック使用における注意点と対策

注意点

「在庫僅少カード」のテクニックは職場の関係が良くないとできないと思うので、

日頃から積極的にコミュニケーションを取って、

風通しの良い職場作りをしておくことが大事です。

ただタチの悪いのが、

カードを置いていても「注文をして」と言ってくれない人！

対策

ズバリ「週に何度か在庫をチェックする」です。

よっぽど技術や知識のいるような仕事や

上司や他人の確認が必須であること以外は、

気付いたときに、自分でするのが１番早いです！

私は、福利厚生の飲料の在庫チェックは毎日行っていますが、

その他は週１or２ぐらいの頻度で確認するようにしています。

あと、有給明けなどはチェック必須です。

「担当者がいないから発注依頼は後回しにする人」は、

まぁまぁいますから…。

自分がそういった類の人にならないために

働く上でのNG行動をまとめた記事もあります。

良かったらこちらもご覧下さい♡

まとめ

• 在庫切れによる無駄な時間の発生を防ぐために対策を取る
• 在庫切らさないためのグッズを作る
• 在庫や置き場はできるだけ事務所内全員で共有する
• 周囲の協力が必要なので、風通しの良い職場作りをする
• 協力が得れない場合は自分で対策をする

こちらを意識して、在庫管理を制して時短も制してみませんか？

日常生活でも、

「あ、あれ買うの忘れてたー！またお店に行かないと…」

なんて経験ありませんか？

今すぐ必要な物であれば、

また買いに行かなければならないですよね…。

お店への往復時間…無駄です！

以前紹介した2Sができていれば、

在庫管理も楽にできます。

この２つは時短・効率化の基本だと私は思っています。 

最後に

今回は「Excel不要でできる在庫管理のテクニック３選」について解説しました。

あまり仕事の早さや時短に関係なさそうな在庫管理ですが、

実は意外と重要なんです！

以下の記事では、

更に効率良く時短・仕事ができるようになる

「２Ｓ」について解説しているので、

こちらの記事もぜひ併せて読んでみて下さい。

この記事が時短を目指す方・在庫管理に悩んでいる方などの

ほんの少しでも参考になればうれしいです♡

みんなで時短・効率化を実践していきましょう！

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

織華(オリカ)でした。