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【1,500円で揃う】仕事で使える便利な時短グッズ5選【簡単効率化】

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こんにちは!
たくさんブログがある中
わんおぺ・わーまま・わらいふる」にお越しいただきありがとうございます。
運営者の織華(オリカ)と申します。

仕事で使える時短グッズってないかな?
あっても高そうだけど…

織華

普段使っている事務用品を
工夫して使えば時短も可能ですよ!

*この記事を読んでわかること
・事務用品の便利時短グッズと使い方
・私の愛用品!ここで購入しました~購入金額も教えます~
・5種類全部買っても1,500円!節約も叶います。

この記事を書いている私は、
4歳と2歳と0歳の3児ママで、フルタイムの事務職(勤続10年以上)ですが、
毎日ノー残業で帰っています。
(※現在産休中です)
また、土日関係なくワンオペ家事(育児)をしています。

こういった私が、
ノー残業で帰るために使っている
時短・効率化を達成できるグッズとその使い方を紹介していきます。

織華

特にオフィスで一般事務として働く方に
適しているかと思います。

目次

工夫次第で時短・効率化を達成できる便利グッズ5選

多機能ボールペンの2本持ち

私は文具オタクなので、プライベートではペンを100本ほど所有していますが、
仕事では黒・赤・青インクのボールペン+シャーペン付き
多機能ボールペンを愛用しています。

私の愛用品

理由はもちろん、シャーペン・黒ボールペン、赤ボールペン…
持ち替える時間がもったいないからです!
あと持ち物が少なくて済むので、2Sに繋がります。

そして多機能ボールペンを2本持つ理由ですが、

  • デスクに置いておいて普段の業務に使用
  • 服のポケットなどに携帯しておいて、離席している時に使用

場所によって使い分けています。
どこでもいつでも使えるよう、常にペンは携帯するように心掛けています。

ちなみにペン先の太さは0.50.3と、変えてます。
(シャーペンは0.5で統一)
0.5は目立たせたいとき0.3は細かいメモなどと用途も分けれるからです。

一石三鳥な色付きの30㎝定規

15㎝など短い定規や透明ではなく、色付きかつ長いのがポイントです!

一石三鳥ってどういうこと?

1つの定規で3通りの使い方ができます。
ご紹介していきますね♪

①長さを測る

定規本来の使い方ですね♪
大は小を兼ねると言いますし、
メジャーを出さなくてもある程度なら測れるので便利ですよ。

②しおりとして使う

複数の書類(ファイルに綴られているような)を使用する際に、
該当ページを手で押して開いたままにしておきながら仕事する…
とは両手が塞がるので中々できないですよね。

いちいち付箋を貼るのは面倒ですし、
特別重要なこと以外付箋を貼っておきたくないので、
たいした内容でなければ、該当ページに定規を挟んでしおり代わりに使用してます。

臨月のお腹が写り込んでる(笑)

③書類を一文字一文字確認する

ここで色付きなのが活きてきます。
書類の文字が書いてあるところのすぐ下に定規を置いてみて下さい。
置いてないと置いているのでは、見え方が全然変わってきませんか

雑なメモと加工ですみません…。

定規の上の文字がハッキリ見えますよね!
もし全部が透明の定規だと薄〜く下に見えるのが気になるので色付きをオススメします。

これだけで確認作業の精度が上がりスピードも速くなりますよ。

織華

私は経理や貿易事務をしている時、特に使っていました。
英数字は見間違いやすいので定規にはホント助けられました!

印字済み伝言メモで手書きは最低限に

自分宛以外の来客や電話…でも担当者は不在…
となると伝言メモを置いておきますよね。
その際、白紙のメモ用紙にわざわざ書いていませんか

そんな時に役に立つのが印字済み伝言メモです。
市販品でもありますが、無い場合はExcelなどで作りましょう!(節約節約〜)

A4サイズに印刷してます。
裏紙を使えばもっと節約に♪

変わらないもの(「」「」「」「」など)を印字してしまえば、
後は書き込むだけ。

電話か来客か、折り返し用かまた先方から掛けるか…
チェックボックスを作れば、レ点で済むので楽ですし、
わかりやすくていいですよ!

クリアファイルを使い分け

3つほどクリアファイルを用意します。

中身の見える透明クリアファイルがオススメ

これからする業務の書類優先度業務内容によって
それぞれ分けてクリアファイルに入れておくテクニックです。

カテゴリー内容①内容②内容③
優先度別今日すること明日することそれ以降
先方別〇〇商事△△産業□□工業
業務別勤怠管理売上実績在庫管理

例えば上記の表のように、内容で分けて
こまめに確認するようにすれば漏れや遅延を防げます

書類の紛失も防げますし、探し回る必要もなくなります。

できればクリアファイルの色を分けて
パッと見で「この色はこの内容のファイル」と認識できればいいのですが、
もし色付きのファイルの用意が難しければ、
ラベルを作ったり、油性ペンで直接ファイルに書き込むのもアリです!

お気に入りのファイルも
気分が上がるしオススメ♪

優先度別で分けた場合は、
1番優先度が低いものは後回しにしすぎないようにしましょう。

スマホスタンドで視覚からも情報を

私は社用携帯電話はマナーモードにして、
着信音が鳴らないようにしているのですが、
(全社員同じ機種のため着信音が被ることがあるので)
機種変後の機種のバイブがまぁ〜気付きにくい
デスクにそのまま置いていたのですが、
全然ブーブーしてる感じがなかったのです…。

何とかならないかなぁと脳みそを絞り出して思いついた策が↓です。

スマホスタンドに社用携帯電話を置き
視界に入るところに画面が見えるようにおく

パソコンの左下など、視界に入るところに置いておけば
着信などあった際にパッと画面が明るくなるので、
すぐ気付くようになりました

ある日、ふらっと上司が私のところに来た際にスマホスタンドを見て
それどこで買ったの?」と聞いてきました。
同じように着信に気付かない人が多いらしく、解決策を探していたようです。
すぐ購入したようで、絶賛してくれました

携帯電話の置き場も決まりますし、デスクもすっきりして2Sに繋がりますよ♪

私の愛用品!〜購入場所&金額〜

紹介してきた事務用品の購入場所と金額を表にまとめました。

名前購入場所購入金額(円)備考
多機能ボールペン(0.5)アスクル500ゲルインク多機能ボールペン
サラサ3+S 白軸
多機能ボールペン(0.3)地元の文房具店(約) 750ハイテックCコレト 本体ボディ4色用
30cm定規セリア110
伝言メモ会社備品0
クリアファイル会社備品・私物0
スマホスタンドダイソー110折りたたみ式スマホスタンド(白)
合計1,470

私はゲルインクボールペンが好きなのですが、
中でも特にサラサを愛用しています。

サラサ
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後輩ちゃんが使いやすさと書き心地に感動していたので、
産休の引き継ぎ時に渡しました♪

ハイテックcコレトは
自分の好きな本体に、好きな色を組み合わせられるので自由度が高いです♡

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本体の通常モデルもかわいいのですが、
よく限定モデルなども出ています。
※私は通常モデルのクリームパールと限定モデルのマリークワントコラボを使用しています。

こまもの本舗 楽天市場店
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織華

どちらか1本で良いなら…
選ぶのがめんどくさい 人には「サラサ」、
自由に選びたい人には「ハイテックCコレト」をオススメします。

ちなみにスマホスタンドはこちら↓

JANコードは「4549131874198」です。

私は「白」を買いましたが、
他に「黒」や「グレー」もありました!
気になる方はぜひ手に取ってみて下さい♪

まとめ

  • 目的・用途別に同じグッズを使い分けること
  • 手書きは最低限にすること
  • 目で見て即座に確認できるようにすること

細かい使い方は人によって変わると思いますので、
そこは臨機応変に変えてみて下さいね。
工夫次第で節約しながら時短・効率化を達成できますよ!

最後に

あくまでも、私が10年以上一般事務に携わっている経験で
実感したことです。
全部が全部みなさんに当てはまるわけではないと思いますが、
ほんの少しでも参考になればうれしいです
みんなで時短・効率化を実践していきましょう!

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
織華(オリカ)でした。

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この記事を書いた人

*関西に住む30代女性
*年下旦那+4歳娘+2歳息子+
 0歳娘の5人家族
*ほぼ毎日ワンオペ
*勤続10年以上のフルタイムワーカー
 (育休取得3回/現在育休中)
*節約・時短・効率化を目指し日々奮闘中

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